Управление Гоструда в Волынской области напоминает: в соответствии с Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 г. № 1886/5, создание бумажных экземпляров электронных документов касается только документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения. Как правило, доля таких документов в документообороте организации незначительная и составляет 5-20% (в зависимости от правового статуса).
Другие документы разрешается создавать только в электронной форме (без бумажных экземпляров).
Документы постоянного хранения создают на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к источникам формирования Национального архивного фонда (НАФ) и пребывают на учете в государственных архивах, архивных отделах городских советов. Документы, связанные с обеспечением социальной защиты граждан, в т.ч. по кадровым вопросам, хранят, как правило, более 10 лет (25, 45, 50, 75 лет).
Сроки хранения документов устанавливают в соответствии с:
• Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5;
• Перечнем видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования НАФ, утвержденным приказом Минюста от 14.03.2013 г. № 430/5.
Следовательно, нужно создавать и хранить в архивах бумажные экземпляры электронных документов постоянного и длительного сроков хранения. Это - единственный путь не потерять ценные для общества документы НАФ, связанные с социальной защитой граждан. До тех пор - пока не будут найдены надежные средства постоянного хранения электронной информации с возможностью доступа к ней.
Источник: ЛІГА:ЗАКОН .